Аренда офиса по шагам: гайд для тех, кто ищет офис
Часто выбор выглядит так. «Нам нужна аренда офиса в Москве и хорошо бы снять офис метров 150, бюджет 500 000 ₽ в месяц, где-нибудь в Москва-Сити». Ответственный за процесс человек открывает поисковик или известные сайты с объявлениями, звонит по номеру, а потом получает множество предложений, которые ему не совсем подходят. Информация неупорядоченно приходит со всех сторон, разбираться в ней сложно и утомительно.
На самом деле поиск и выбор офиса, когда нужна аренда в Москве или любом другом месте может стать приятным и интересным событием, а важные детали можно увидеть сразу на просмотре, если знать, на что обращать внимание. Делимся опытом и рассказываем, как находить пространства, в которых хочется работать и создавать классные продукты.
Шаг 1: Ответить на вопрос «зачем нам арендовать офис?»
Это самый важный этап, от которого зависят все остальные шаги. Для начала нужно чётко сформулировать полезное действие, ведь офис — центр создания прибыли. Сюда приходят клиенты, здесь рождаются идеи и создаются продукты. Ответы могут быть разными, иногда неожиданными, но чаще всего они звучат так:
Представительство компании. Обычно это офис, в котором работает руководство или представители в регионе. Например, производство и основная команда находятся в Челябинске, а в Москве нужна аренда офиса, чтобы встречаться с партнёрами. Тогда это должно быть помещение, которое производит правильное впечатление и удобно устроено для встречи гостей.
В представительстве компании должны быть продуманы все мелочи для встречи гостей. Например, мягкая зона ожидания и переговорная рядом с ресепшен
Работа команды. Создавать продукт проще, если сотрудники могут быстро общаться друг с другом. Сейчас, когда нужно оптимизировать расходы, это тоже актуально. В сложные времена людям важно чувствовать поддержку и общность. Офис становится другим миром, в который можно уйти от бесконечного потока новостей и домашних хлопот.
В стильном уютном офисе проще переключиться на работу
В пандемию начал развитие, а сейчас продолжается тренд на то, что офис — представительство компании и коворкинг. Каждый сотрудник может прийти, когда ему нужно, и сесть на любое рабочее место. Для этого меняют планировку, оборудуют рабочие места. Например, стол с розетками в переговорной комнате или лаунж-зоны с пуфиками и столиками, на которые удобно поставить ноутбук.
Оптимизация. Перед окончанием договора или в кризисы многие компании интересуются тем, можно ли как-то оптимизировать пространство. Например, если офис опустел и сотрудники перешли на удалёнку, можно снять офис поменьше. Если есть свободные офисы и ставки на рынке изменились, можно попробовать снять лучшее пространство за те же деньги. Подробнее про оптимизацию мы рассказали в статье «Не переплачиваете ли вы за свой офис: как оптимизировать расходы на аренду или получить лучшее за те же деньги».
Объединение нескольких офисов. Например, представительство было в одном помещении, а отдел продаж — в другом. Для удобства компании объединяют сотрудников и ищут большое пространство или несколько офисов на одном этаже.
Открытие новой компании. В этом случае офис подбирать немного сложнее, потому что ещё неизвестно, что будет удобно для людей в конкретной команде.
У всех есть офис, нам, наверное, тоже нужен. Так офис часто становится просто очередной статьёй расходов и не может выполнять свои функции.
Если есть чёткий ответ на вопрос «зачем», можно переходить к следующим этапам. Иногда офис действительно не нужен. Например, если команда умеет и привыкла работать удалённо и все бизнес-процессы на это заточены.
Шаг 2: Определить бюджет
Офис должен создавать доход, а не быть статьёй расходов. Поэтому важно просчитать бюджет. Чаще всего это небольшая вилка в которую нужно уложиться. Например, если это аренда офиса в Москве, сумма может быть 500—600 000₽.
Иногда на вопрос: «А какой у вас бюджет?» клиенты мнутся с ответом и немного стесняются. Причины такой реакции у всех разные, но чаще всего кажется, что если озвучить вилку, то предлагать будут только по верхней планке. Ещё иногда у арендатора бывают неверные ожидания от рынка, потому что он оценивает по средним ценам в объявлениях, которые часто занижены. На самом деле лучшее решение — сразу ответить чётко и прямо. Просто это выгоднее и легче всем: за одни и теже же деньги можно найти очень разные варианты снять лучший офис и эти нюансы лучше понять до проекта. Поэтому если сразу сказать брокеру про бюджет, он сможет найти лучшее, что есть сейчас на рынке по этой ставке, а иногда договориться с собственником о скидке. Прозрачность — превыше всего.
Шаг 3: Определиться с локацией
Выбор локации зависит от ответа на вопрос «зачем нам офис»? Если это представительство компании, нужно подумать о том, где находятся партнёры и как с ними удобнее взаимодействовать. Например, это может быть Москва-Сити или центр Москвы. Если офис нужен только для работы команды, то он должен быть рядом с метро и МЦК, чтобы сотрудникам было легко добираться. Лёгкая транспортная доступность — важно, когда нужна аренда офиса в Москве или в другом большом городе. Это увеличивает вероятность, что вы соберёте команду мечты, ведь многие люди при выборе компании обращают внимание на то, сколько времени займёт поездка на работу.
Шаг 4: Понять, какая нужна планировка
Планировка зависит от задач бизнеса. На этом этапе нужно продумать сценарии использования пространства. Например, в офис часто приходят клиенты. Если до переговорки нужно идти через весь open space, это неудобно ни клиентам, ни сотрудникам. Значит, переговорная комната должна быть рядом с зоной ресепшен. Обобщённо можно выделить три варианта планировки:
Кабинетная. Этот вариант часто выбирают для представительства компании или когда нужно разделить сотрудников по командам и департаментам. Размер и количество кабинетов лучше подбирать под команду, а не рассаживать сотрудников по факту.
Open space. Такая планировка хороша, когда нужно свободно общаться друг с другом и есть места для уединения и переговоров. Неправильно спланированный open space может стать кошмаром любого сотрудника, не только интровертов.
Когда мы подбираем офис с open space, мы обращаем внимание на такие моменты:
Много света. Очень здорово, когда есть панорамные окна. Если их нет — нужно освещение, от которого к концу рабочего дня не будут уставать глаза.
Высокие потолки. Не обязательно закрывать коммуникации панелями. Тёмные открытые потолки в стиле лофт дают ощущение воздуха и глубины.
Удобные розетки. Нужно заранее подумать про рассадку: где будут проходы, где под полом будут выходить розетки.
Место для уединения. Это могут быть лаунж-зоны с креслами или пуфиками, или скайп-кабинки для звонков и спасения интровертов.
Перегородки между столами. Сейчас в оpen space чаще всего ставят бенч-системы: несколько столешниц на одном каркасе. Это неудобно, потому что так у человека нет ощущения своего пространства. Высокие пластиковые перегородки, за которыми не видно других людей, тоже уходят в прошлое. В тренде — перегородки средней высоты из шумоподавляющих материалов. Например, обитые специальной тканью.
Смешанная. В таком варианте часть сотрудников работает в open space, другая — в кабинетах. Например, отдельно можно посадить руководство и бухгалтерию.
Перегородки между столами — не только красота, но и шумоподавление, и психологический комфорт сотрудников
Шаг 5: Правильно посчитать нужную площадь
В квартире чем больше пространства, тем лучше, но в офисе это работает по-другому. Полупустое помещение негативно влияет на рабочую обстановку. К тому же, это нерациональная трата денег. Когда нужно снять офис, при планировании нужной площади лучше точно посчитать количество человек, которые занимают рабочие места постоянно и исходить из этой цифры. Тем, кто приходит время от времени или постоянно работает «в полях», нужно дать возможность устроиться с комфортом в переговорной комнате или в лаунж-зоне. Так офис станет «живым», а расходы будут оптимизированы.
В каждом бизнес-центре своя норма по количеству человек. Это связано с особенностями вентиляции воздуха. Если превысить — будет душно и эффективность работы сотрудников снизится. Например, норма может быть 8 м² на человека. Норму можно узнать в управляющей компании или спросить у брокера, с которым вы сотрудничаете.
Рассуждения могут выглядеть примерно так: «Так у нас 30 человек, отдел продаж 10 человек — нужен open space, мне кабинет, переговорная, Марье Ивановне кабинет, юристам кабинет, отделу сопровождения чуть больше кабинет. Итого open space, 4 кабинета и переговорная».
Рассадка на планировке нужна, чтобы понимать, как в пространстве будет ощущать себя команда
У офисов в пространствах, которые изначально были предназначены для жилья, арендная ставка за м² ниже. Если вы рассматриваете такой вариант, обязательно учитывайте, что вентиляционная система квартир не рассчитана на большое количество людей. Значит, там будет душно, у сотрудников может болеть голова и снижаться эффективность работы. В Москва-Сити в каждой башне есть разделение на этажи для офисов и апартаментов. Если квартира 100—200 м² рассчитана примерно на 4—5 человек, то офис такой же площади на 12—25. Это касается и лифтов: они созданы для перевозки жителей квартир, а не для потока офисных сотрудников и клиентов.
Шаг 6: Выбрать варианты для просмотра
Чтобы не тратить время на просмотры офисов, которые не подойдут, мы составляем подробное техническое задание. Это удобно сделать и для себя, если у вас нет своего брокера. В техническом задании важно прописать все нюансы, чтобы ничего не забыть. По факту это ответы на предыдущие вопросы и ещё несколько деталей по предпочтениям. В техническом задании должны быть указаны:
локация;
бюджет;
площадь, которую вы посчитали;
планировка;
размещение на этаже: если приходят клиенты, то лучше выбирать офис поближе к лифту;
стиль отделки: стандартная офисная, дизайнерская, премиальная, лофт;
вид из окна;
дополнительные пожелания: уборная, кофе-поинт или кухня, кабинет руководителя с видом на Кремль.
Потом при выборе офисов для просмотра легко понять, стоит ли ехать и смотреть или лучше ещё немного поискать.
Когда мы предлагаем клиентам офисы для просмотра, мы создаём подборку на своей платформе, а потом делимся списком. Он динамический: если изменится цена или статус объекта, информация автоматически обновится
Шаг 7: Оценить здание снаружи и внутри
Прежде, чем смотреть офис, нужно посмотреть локацию, здание, обратить внимание на нюансы. Например, поставить себя на место клиента и пройти его путь. Подумать, как он будет добираться, если поедет на метро или на такси, а что будет, если на машине или велосипеде. Важно проверить, что с парковкой, где она и сколько стоит. Что увидит партнёр, когда приедет или придёт на встречу: парк или промзону, какое у него будет впечатление о компании. Каким бы крутым ни был офис или современным здание, окружение может всё испортить, потому что человек придёт на встречу в плохом настроении или будет относиться к компании предвзято.
Внутри офисного здания важно оценить такие детали:
Лобби. Здесь нужно посмотреть, как организован проход внутрь и не будет ли задержек по времени, легко ли получить пропуск. Если важно проводить переговоры в ресторане, лучше посетить их заранее и оценить меню и обслуживание.
Лифтовая зона. Иногда здесь могут быть «лифтовые пробки», тогда арендаторы и посетители тратят много времени на то, чтобы уехать на свой этаж. Чтобы этого избежать, лучше смотреть офисы в обед. В Москва-Сити с 12.00 до 15.00 сотрудники компаний активно перемещаются и можно увидеть, где лифт придётся ждать долго.
Когда этаж принадлежит одному собственнику, как правило, на нём комфортнее находиться
Состояние этажа. На этажах, которые принадлежат нескольким собственникам, может быть не очень комфортно. Обратите внимание на пол: лежит ли там чистая ровная плитка или она грязная и «убитая». Что со стенами: они свежевыкрашенные или требуют срочного обновления? В туалете беспорядок или практически стерильная чистота? Вы никак не сможете повлиять на состояние мест общего пользования, поэтому об этих мелочах лучше подумать заранее.
Шаг 8: Обратить внимание на важные мелочи в офисе
Иногда оказывается, что мелочи — вовсе не мелочи, а важные вещи, которые напрямую влияют на работоспособность команды.
Коридорный коэффициент. Ещë его называют loss-фактором. Это площади, которые не несут прямой пользы, но вы всё равно за них платите. Например, хозяйственные помещения, которые вам не нужны, коридоры и уборные. При просмотре на это стоит обращать внимание.
Шум. Работать в шуме сложно и неприятно: принтеры, шаги, громкие обсуждения. В первую очередь обратите внимание на перегородки. Если они не прилегают плотно к строительным консолям, сверху образуется щель. Через неë слышно, что происходит в переговорной или кабинете. Попросите брокера зайти в помещение, закрыть дверь и громко что-то сказать или включить музыку на телефоне. Если слышно — звуки будут мешать.
Часто насос для уборной в кабинете руководителя проходит под полом open space. При включении и сливе воды он начинает шуметь. Попросите брокера включить воду и слив в унитазе. Если в помещениях тихо — всё в порядке.
Иногда полы могут скрипеть или создавать гул при хождении. Обратите внимание на этот момент. Если брокер — девушка на каблуках, прислушайтесь к звуку её шагов. Можно специально потопать или пройтись по углам помещения: там чаще скрипит некачественно уложенный пол.
Перегородки должны быть установлены на строительные консоли, тогда в остальном пространстве через щели не будет слышно, что происходит в кабинете. Строительные консоли — специальные выступы на потолке
Климат-контроль. Оптимально, если в офисе есть климат-контроль и фанкойл. Система определяет температуру в каждом помещении и автоматически еë регулирует. Если в офисе будет поддерживаться единая температура, сотрудникам в open space будет жарко, а в кабинетах — холодно. Это физика: несколько человек отдают в пространство больше тепла, поэтому сделать всем комфортную температуру без разделения по помещениям невозможно.
Шаг 9: Оценить варианты
После просмотров мы присылаем клиентам структурированную подборку со всей информацией про каждый просмотренный офис. Это нужно для того, чтобы можно было подумать и принять решение на холодную голову, показать варианты коллегам или начальству. Вы тоже можете составить такую подборку для себя, если ваш брокер так не делает.
Чтобы ничего не забыть, нужно зафиксировать:
локацию, башню, здание;
цену и налогообложение: НДС или УСН;
этаж;
площадь;
подробную планировку;
наличие или отсутствие мебели;
подмеченные важные особенности. Например, потолки в стиле лофт, панорамный вид, уборная, строительные консоли для перепланировки.
Хорошо, если есть план, тогда на нëм можно нарисовать возможную рассадку с учётом норм конкретного здания. Так будет сразу понятно, удобно ли будет команде в этом офисе.
Шаг 10: Составить письменное предложение для собственника
Иногда перед арендой офиса можно потратить время зря: узнавать и согласовывать детали, а потом столкнуться с отказом собственника. Чтобы сразу расставить все точки и повысить вероятность заключения договора, мы составляем оферту. Это документ, в котором прописывают условия предполагаемой сделки, по-другому его можно назвать «письмо о заинтересованности».
Оферта не накладывает обязательств: до момента подписания договора всегда можно отказаться. Просто это удобно всем и при прочих равных собственник всегда выберет компанию, которая подошла к делу серьёзно. Дело в том, что собственник принимает решение по всем параметрам сделки, при этом цена— не всегда решающий фактор. Часто собственники выбирают более надежные компании за меньшие деньги.
В оферте нужно указать:
кто и где хочет снять офис,
срок аренды,
дату предполагаемого заезда,
желаемую арендную ставку,
порядок оплаты: ежемесячно или другими периодами,
условия по обеспечительному платежу,
реквизиты компании.
Если собственник принимает оферту, можно начинать согласования по договору.
Шаг 11: Подписать договор
Согласование может быть долгим. Чтобы сделать процесс быстрее и легче, лучше разделить его на две части и согласовать сначала коммерческие условия, а потом — все остальные. Так договор не придётся бесконечно переделывать. Дело в том, что в договоре есть принципиальные моменты: количество депозитов, срок аренды, штрафные санкции, а есть технические запятые и формулировки. Про принципиальные моменты можно спросить перед стартом согласования.
Шаг 12: Снять офис, переехать и радоваться
На последнем этапе пора собирать вещи и переезжать. Лучше заранее поинтересоваться, ляжет ли весь процесс на ваши плечи или у собственника есть управляющий, который поможет с организацией процесса. Хлопот ещё может быть очень много. Например, упаковка или продажа офисных предметов, согласование грузового лифта, адаптация к новому месту. Хороший брокер всегда подскажет, как при заезде и работе в офисе будет происходить взаимодействие с собственником. И в любом случае если офис подобран правильно и с любовью, он долго будет вас радовать и вдохновлять.