Не переплачиваете ли вы за свой офис

Руководству компании постоянно приходится думать, как использовать бюджет рационально, а в сложные времена — на чëм сэкономить. Достичь запланированной выручки получается не всегда, а расходы никуда не уходят, и их нужно контролировать.

Одна из статей расходов — аренда недвижимости. Иногда можно отказаться от офиса и уйти на полную удалëнку, но этот вариант не всегда самый выгодный и подходит не всем. Зато каждая компания может оптимизировать свои расходы на аренду, а в кризис — воспользоваться моментом и арендовать офис, о котором раньше можно было только мечтать.

В идеале расходы должны приводить к росту дохода. Поэтому плановая периодическая оптимизация — важный инструмент развития компании.

Для чего нужна оптимизация

В кризисы оптимизация позволяет пережить сложности без отказа от офиса, а в стабильное время — дать бизнесу дополнительный толчок к развитию и быть готовым к неожиданностям.

Что, если совсем отказаться от офиса?

За последние два года мы видели несколько волн оптимизации в офисной недвижимости: пандемия, начало СВО, частичная мобилизация. В эти моменты резко освобождались офисные пространства, потому что многим руководителям компаний казалось, что это помогает обрезать косты. По факту отказ от офиса — не всегда лучшее решение, потому что:

Не каждый бизнес может продолжать развиваться на удалёнке. Пандемия показала, что лучше всего это удаëтся компаниям, которые изначально выстраивают бизнес-процессы с учётом распределëнной команды. Если сотрудники привыкли работать в офисе, то качество работы, по крайней мере, по-началу, обязательно снизится.

Это дополнительные расходы. При досрочном расторжении договора теряется как минимум страховой депозит. К тому же, офисные мебель и технику нужно продавать или временно вывозить на хранение. Если в скором времени захочется снимать офис заново, выгода от отсутствия арендной платы не покроет эти траты.

Многие компании используют кризисы для переезда в офис, который в этот момент сдают с дисконтом. Если арендатор надёжный, вовремя вносит платежи и поддерживает хорошие отношения с арендодателем, многие собственники идут навстречу и через год, когда нужно продлевать договор, не повышают ставку даже если цены на рынке повысились.

Как понять, когда нужна оптимизация

Увеличивают ли ваш доход расходы на офис? Расходы должны быть рациональными и приводить к стратегическим результатам, а офис — центр создания прибыли. Это место, которое должно вдохновлять: здесь генерируются новые идеи и создаются продукты. Сюда приходят партнёры и клиенты. Поэтому каждая деталь должна быть продуманной и влиять на общий результат. Если сходу ответить на этот вопрос сложно — можно попробовать ответить на следующие, чтобы составить полную картину.

Зачем вам офис? У каждой компании свой ответ. Например, для сплочения команды и быстрой коммуникации, приëма посетителей, представительства компании в другом городе, организации рабочих мест для сотрудников, которые не могут работать из дома. Возможно офис вовсе не нужен, тогда и оптимизация не имеет смысла — нужно просто от него отказаться.

Сколько вам нужно рабочих мест? Важный момент, который иногда упускают: не «сколько у нас сотрудников, которым нужен офис», а сколько мест реально постоянно используется. Если офис чаще всего полупустой — это нерациональное расходование и неправильный посыл с психологической точки зрения. Работа в пустующем офисе подспудно угнетает сотрудников, иногда это может быть видно по непонятному, на первый взгляд, снижению показателей.

Решает ли ваш офис задачи бизнеса? Может быть офис нужен для приёма посетителей, но его сложно найти из-за неудобного расположения. Или самое важное — руководителю принимать партнёров в своём кабинете, а большая часть сотрудников может и умеет работать удалённо.

Какие бывают варианты оптимизации

Каждый случай индивидуален, но есть общие решения, которыми можно пользоваться.

Дешевле и меньше
Если офис опустел и пространство используется неэффективно, потому что сотрудники уехали за границу, или не все рабочие места реально используются каждый день, можно снять помещение поменьше. Например, в нашей практике мы часто видим такую ситуацию: пространство рассчитано на 15 человек, по факту приходит 10, пять из них чаще всего работают «в полях» и отдельное рабочее место им не нужно. В этом случае мы предлагаем найти гибкое пространство с продуманной планировкой. Организовать «плавающие» рабочие места можно в переговорной комнате с розетками в столе или в лаунж-зоне.

Некоторые компании снимают офис побольше «на будущее». Например, если по плану через полгода бизнес вырастет и придётся расширяться: новых сотрудников нужно будет где-то разместить, а за расторжение действующего договора — штрафы. Платить больше заранее — нерациональные траты, особенно в условиях внешней неопределённости. В этих случаях мы предлагаем компаниям арендовать пространство на этаже, который принадлежит одному собственнику. Если бизнес вырастет, можно будет просто снять соседний офис без расторжения договора.

Когда этаж целиком принадлежит одному собственнику, офисы могут быть смежными, с переходом из одного в другой. Это очень удобно при расширении бизнеса: можно снять дополнительное пространство и не тратить деньги заранее. На плане — два смежных офиса у одной компании

За те же деньги, но лучше
Ситуация на рынке постоянно меняется: ставки могут расти и падать. Поэтому к моменту окончания договора может оказаться, что вы переплачиваете за свой офис и можете позволить себе помещение лучше за те же деньги. Например, с более удобными расположением и планировкой, свежим ремонтом, продуманным дизайном и мебелью. Самостоятельно оценить реальное положение дел и понять, какие сейчас ставки — сложно. Объявления на рекламных площадках часто оказываются фейком с заниженной ставкой, а действительно классные предложения в рынок не выходят или появляются ненадолго: буквально на несколько дней и «для своих». Помочь оценить может брокер, который каждый день совершает сделки с офисной недвижимостью именно в этой локации.

Рациональная конфигурация пространства
Распространённая ошибка — снимать пространство с лишними площадями. Арендная ставка рассчитывается за м², но в площадь офиса могут входить коридор, ненужные подсобные помещения, огромные уборные комнаты. В этом случае мы советуем найти более компактный офис, в котором каждый метр будет использован по назначению, или попросить скидку при заключении договора.

Субаренда
Если офис временно или надолго опустел, часть площади можно сдать в субаренду другой компании. Это позволяет не терять выгодное помещение и разделить свои расходы. Мы советуем клиентам на всякий случай заранее прописывать эту возможность в договоре с собственником, чтобы не решать юридические вопросы потом.

Скидка
Если выручка просела и платить за офис сложно, можно поговорить об этом с собственником. Здесь есть очень важный момент: просить скидку нужно не потому, что все просят, а потому, что сейчас вам действительно нужно решать вопрос с деньгами. Если подходить к разговору по-человечески и по-партнëрски, собственник с высокой вероятностью пойдёт навстречу.

Например, вы можете показать ваши расчёты и финмодель, объяснить, почему так получилось, и спросить, возможна ли скидка. Помочь вам обрести уверенность может аналитика от брокера, который знает по каким ставкам прямо сейчас закрываются сделки на рынке. Только упирать на эту аналитику в разговоре с собственником — неправильно. Как разговаривать с собственником о скидках, можно почитать в нашем блоге.

В пандемию некоторые компании брали отсрочку по выплатам, но это не оптимизация, а перенос своих обязательств на следующие периоды. Если вы не уверены на 100%, что сможете их выполнить, лучше поискать другие варианты. Например, съехать из офиса и арендовать места для сотрудников в коворкинге.

Арендные каникулы при подписании нового договора
Если вам нравится офис и он подходит по всем параметрам, но собственник не готов давать скидку, можно попросить арендные каникулы на первые две недели, которые вам нужны для переезда. Некоторые собственники не любят разговоры о дисконте, но часто идут на такой формат. Эти две недели будут для вас бесплатными.

Например, вы собираетесь снимать офис за 300 000 ₽ в месяц. Получается, что вы заплатите 3 300 000 ₽ за 11 месяцев, которые будет действовать договор. Если попросить арендные каникулы, то в первый месяц вы заплатите только половину: 150 000 ₽. Итоговая сумма за 11 месяцев выйдет 3 150 000 ₽ и получится ставка 286 364 ₽ в месяц.

Заключение

Оптимизация нужна не только в периоды кризиса, держать руку на пульсе важно постоянно. Бывают ситуации, когда ставка рыночная, но здание, пространство или мебель в офисе — морально устарели. Почти каждый год на рынке появляются новые офисные здания с лучшими инженерными сетями, более представительными лобби, современным дизайном внутри помещений, включенными в цену сервисами. Если офис расположен в месте с хорошей транспортной доступностью, будет легче нанимать сотрудников. Так вы можете получить лучшее за те же деньги и поднять боевой дух внутри команды. Смена места и окружения могут дать тот толчок, которого не хватает для выхода на новый уровень.